Apakah itu Applicant Tracking System (ATS)?

21 September 2020

Ramai pencari kerja tertanya-tanya kenapa majikan tidak memanggil mereka ke peringkat temu duga sedangkan mereka benar-benar layak dan telah menyesuaikan resume dengan pekerjaan yang dimohon. Ini mungkin disebabkan oleh permohonan mereka telah disingkirkan lebih awal sebelum sampai ke tangan majikan atau ejen dari agensi pengambilan pekerja. Penyingkiran ini biasanya dilakukan oleh sistem yang dikenali sebagai Applicant Tracking System (ATS) atau Sistem Pengesanan Pemohon.

Apakah itu ATS? ATS adalah perisian yang diguna pakai oleh majikan atau agensi bagi memudahkan proses pengambilan pekerja. ATS digunakan untuk mengumpul, mengimbas, dan menyusun pemohon mengikut turutan kelayakan. Pada awalnya, perisian ini dibangunkan untuk syarikat-syarikat besar yang menerima beribu permohonan pekerjaan setiap minggu. Kini, perisian ini tidak lagi asing bagi syarikat kecil dan agensi pengambilan pekerja.

Bagaimanakah ATS berfungsi? ATS akan mengimbas kata kunci dalam resume pemohon dan akan memadankan dengan kata kunci yang telah diprogramkan untuk menentukan kelayakan pemohon. ATS akan menyingkir pemohon yang kurang atau tidak layak bagi membantu majikan atau agensi memberikan tumpuan yang lebih kepada pemohon yang benar-benar layak dengan jawatan yang ditawarkan serta menjimatkan masa dalam proses pengambilan pekerja. Majikan juga tidak akan menanggung sebarang risiko kebocoran maklumat pemohon kerana maklumat pemohon dilindungi oleh ATS. ATS juga memudahkan pemohon dengan hanya perlu mengisi maklumat secara atas talian dan boleh memperbaharui maklumat tersebut dari semasa ke semasa. Maklumat tersebut boleh diguna pakai untuk permohonan lain jika permohonan pertama tidak berjaya. Terdapat juga ATS yang mengimbas resume yang dimuat naik oleh pemohon.

Walau bagaimanapun, jika anda sangat layak untuk jawatan yang dipohon tetapi resume anda yang tidak mematuhi format ATS, permohonan anda tidak akan sampai kepada majikan atau agensi kerana telah disingkirkan terlebih dahulu oleh ATS. Mari lihat antara penyebab utama resume anda disingkirkan:

Menggunakan templat resume yang tidak sesuai seperti terlalu banyak imej, ikon, carta, dan grafik.
Maklumat peribadi seperti nama, alamat dan nombor telefon diletakkan pada header atau footer dalam dokumen MS Word.
Tiada kata kunci yang spesifik seperti yang diprogramkan oleh majikan.
Menggunakan singkatan seperti BSc. Hons bagi Bachelor of Science Honours.
Menggunakan format fail yang tidak bersesuaian dengan ATS seperti PDF.

Bagaimana memastikan resume anda ‘mesra ATS’? Berikut cara penyediaan resume yang ‘mesra ATS’. Pertama, pilih format fail yang sesuai dengan ATS. Setiap perisian ATS adalah berbeza. Oleh itu, pastikan anda menggunakan format fail yang dinyatakan. Jika PDF tersenarai sebagai salah satu format fail yang dibenarkan, anda boleh menggunakan format tersebut. Kebanyakan pemohon lebih cenderung menggunakan format PDF kerana ia mampu mengekalkan reka bentuk dan format resume. Jika sistem tidak menyatakan jenis fail yang spesifik, maka anda digalakkan untuk menggunakan dokumen MS Word (.doc atau .docx). Fail plain-text (.txt) sangat ‘mesra ATS’ namun ia mengehadkan pilihan reka bentuk, kreativiti dan format resume.

Kedua, jangan sesekali meletakkan maklumat penting dan kata kunci pada header atau footer pada dokumen MS Word kerana tidak semua sistem ATS mampu mengimbas maklumat tersebut. Ketiga, optimumkan penggunaan kata kunci dalam resume yang mewakili kemahiran insaniah (soft skills) dan kemahiran teknikal (hard skills) serta kepakaran yang diperlukan majikan.

Anda boleh mendapatkan maklumat tersebut dalam penerangan mengenai pekerjaan yang disediakan oleh majikan. Sesetengah sistem ATS menentukan kelayakan berdasarkan kekerapan kata kunci tersebut muncul dalam resume anda dan sesetengah yang lain berdasarkan anggaran jumlah pengalaman. Justeru, ambil langkah yang lebih selamat dengan mengambil kira kedua-dua kaedah tersebut. Penting untuk anda huraikan dengan jelas kemahiran dan pengalaman anda daripada hanya menyenaraikannya secara ringkas.

Seterusnya, elakkan penggunaan imej, ikon, carta, grafik dan lain-lain yang boleh menarik perhatian manusia tetapi tidak dapat dikesan oleh ATS. Penggunaan nombor, huruf (a, b, c), huruf roman (i, ii, iii) dan simbol biasa (bullet points) adalah dibenarkan. Akhir sekali, elakkan reka bentuk resume yang kompleks. Reka bentuk yang kompleks bukan sahaja tidak dapat dikesan oleh ATS, malah boleh mengganggu tumpuan majikan atau agensi yang kesuntukan masa menapis resume pemohon.

Bagi memastikan resume yang telah anda sediakan adalah ‘mesra ATS’, tukarkan format dokumen MS Word anda kepada fail plain-text dan lihat hasilnya. Jika terdapat maklumat yang hilang, simbol yang salah atau susunan yang tidak selari dengan resume asal, maka ubah suai perlu dilakukan. Selain itu, anda juga boleh menggunakan khidmat semakan resume ATS percuma yang disediakan secara atas talian oleh mana-mana pembekal perkhidmatan yang sah. Diharapkan dengan perkongsian ini dapat membantu graduan dan pencari kerja di luar sana pada peringkat awal pencarian pekerjaan. Selamat maju jaya!

Apakah itu Applicant Tracking System (ATS)?