Pentadbir Unggul: Pemikiran, Kompetensi dan Identiti

Pentadbir berperanan menjayakan aspirasi sesebuah universiti di Malaysia. Komitmen ini menuntut agar pentadbir mestilah memiliki ciri-ciri unggul untuk memastikan agenda institusi tercapai dengan berkesan. Pentadbir sebagai seorang penjawat awam turut menggalas tugas yang berat untuk menjayakan usaha transformasi pentadbiran terhadap peningkatan kecekapan dan keberkesanan hasil dalam memenuhi keperluan pelanggan.

Uniknya konotasi unggul dipilih, bagi menyatakan hasil dan perbezaan terhadap pentadbir Universiti Malaysia Pahang (UMP). Mungkin ada yang jemu mendengar hala tuju organisasi setiap kali berlaku peralihan kuasa dan kepimpinan. Segala hal mengenai organisasi akan berubah mengikut gagasan baharu kepimpinan. Istimewanya kali ini, pentadbir UMP selaku kumpulan Pengurusan dan Profesional diberi perhatian khusus oleh Naib Canselor, Profesor Ir. Dr. Wan Azhar Wan Yusoff. Merentasi semua skim pentadbir, Naib Canselor menyatakan kumpulan ini merupakan aset penting kepada universiti kerana menggerakkan dan memantau keseluruhan operasi di dalam universiti. 

Perkataan ‘unggul’ dipilih menunjukkan hasil daripada proses yang perlu dilalui oleh semua pentadbir universiti. Unggul juga membezakan pentadbir UMP dan yang lain. Mengikut Kamus Bahasa Melayu, unggul didefinisikan sebagai melebihi atau mengatasi yang lain. Unggul juga dalam erti kata yang lain sebagai sikap yang baik, berfikiran bijak dan cekap dalam tindakan. Walau bagaimanapun, keunggulan tersebut tidak datang dalam tempoh sehari. Pentadbir perlu melalui satu proses yang menggerakkan minda dan fizikal. 

Profesor Ir. Dr. Wan Azhar telah memberikan ulasan dan huraian terhadap tiga perkara utama iaitu pemikiran, kompetensi dan identiti.

Pemikiran 

Asas yang pertama adalah pemikiran yang membawa kepada kesedaran. Rasional dalam pemikiran akan membawa kepada rasional dalam tindakan. Stephen R.Covey,di dalam buku beliau bertajuk The 7 Habits of Highly Effective People, menyatakan penerapan Positive Mental Attitude (PMA) dalam karektor individu sebagai perkara yang penting bagi membentuk personaliti. Pemikiran yang sejahtera juga amat dititikberatkan sebagai seorang pentadbir iaitu mereka melihat wujudnya diri mereka di dalam organisasi UMP akan memberi impak yang positif kepada universiti. 

Segala masalah perlu tukar sebagai cabaran. Memetik tulisan Stephen R. Covey “Your attitude determines your altitude”, memberi peringatan tentang keperibadian dan corak pemikiran individu melambangkan ketinggian diri. Seterusnya, sebagai seorang pentadbir unggul perlu sentiasa memikirkan hala tuju dalam setiap tindakan. Always think where is the end, menggambarkan agar pemikiran pentadbir sentiasa melihat  hala tuju organisasi yang hendak dicapai  dan sentiasa menjalankan semak dan imbang bagi  inisiatif-inisiatif yang dirancang. Oleh yang demikian, sebagai seorang pentadbir yang rasional, seharusnya menggunakan PMA untuk meningkatkan kompetensi diri.

KOMPETENSI

Menurut Roger Fritz di dalam buku beliau yang bertajuk Think Like a Manager menyatakan memahami portfolio setiap individu dalam organisasi amat penting. Perkara ini disokong oleh Robert K. Wysocki di dalam buku tulisan beliau Effective Project Management, Traditional, Agile, Extreme yang menyatakan setiap entiti dalam organisasi mempunyai tahap dan keupayaan. Tahap ini dilihat sebagi tahap menentukan kompetensi individu dalam organisasi. 

Semua pentadbir perlu memainkan peranan masing-masing. Ini bagi menyediakan diri sebagai seorang pengurus yang berkualiti. Menggunakan perkataan kualiti, Naib Canselor meletakkan tiga tahap yang penting yang perlu dilalui oleh seorang pentadbir. 

Tahap-tahap tersebut ialah:

1.    Eksekutif - tahap ini menggambarkan seorang pentadbir yang baharu dan perlu mempelajari selok-belok pentadbiran. Tahap ini terlibat dalam operasi dan bersama-sama membantu dalam menjayakan sesuatu tugas, operasi dan projek. Artikel ini mencadangkan nama tersendiri bagi tahap ini iaitu Entrence Level Executive (ELE).

2.    Penggerak - atau lebih dikenali sebagai pentadbir senior atau pengurus pertengahan. Tahap ini menuntut segala pengalaman yang telah ditimba dapat membantu individu ini merancang dan memantau inisiatif-inisiatif yang dilaksanakan. Artikel ini mencadangkan nama tersendiri bagi tahap ini iaitu Senior Level Officer (SLO). 

3.    Strategik - atau dikenali sebagai pentadbir senior strategik. Pentadbir pada tahap ini digambarkan sebagai seorang pemimpin yang mampu menentukan haluan dan mengatur sumber organisasi di samping mampu membuat analisa jangkaan dan risiko. Keputusan dan tindakan yang mereka ambil memberi impak yang besar terhadap organisasi. Setiap tindak-tanduk mereka akan memberi risiko kepada jabatan mahupun universiti. Artikel ini mencadangkan nama tersendiri bagi tahap ini iaitu Senior Strategic Level Officer (SISO).

ELE, SLO dan SISO perlu bergerak bersama dengan pengurusan universiti. Setiap hirarki ini mungkin dilihat seperti tangga pendakian. Perkara ini ditegaskan oleh Naib Canselor sebagai satu proses yang perlu dilalui. Semakin tinggi pendakian, semakin besar tanggungjawab.

Identiti 

Profesor Ir. Dr. Wan Azhar turut menetapkan empat perkara dalam membahaskan perkara yang berkait dengan identiti seorang pentadbir unggul. Pertama, pentadbir perlu berintegriti dan tidak melanggar syariat serta undang-undang negara. Kedua, pentadbir perlu sentiasa berusaha meningkatkan kompetensi dan kebolehan serta menambahkan ilmu pengetahuan. Ketiga, pentadbir perlu mempunyai kompetensi menguasai bidang pengurusan. Contohnya, pentadbir dapat menyediakan laporan dan minit mesyuarat yang padat, mudah difahami dan disokong dengan fakta-fakta yang lengkap. 

Perkara yang keempat yang digariskan oleh Naib Canselor sebagai pentadbir unggul pula adalah berfungsi sebagai individu yang integratif dan bukan instrumentatif. Integratif yang dimaksudkan adalah mereka yang bersama-sama dengan organisasi manakala individu instrumentatif adalah mereka yang menggunakan organisasi untuk tujuan tersendiri. Golongan ini menggunakan organisasi sebagai alat mereka kerah,sebagai contoh untuk kenaikan pangkat dan sebagainya. 

Satu tahap yang amat membimbangkan menurut Jo Owen di dalam buku tulisan beliau bertajuk How to Win at Anything, Strategies for Building and Maximizing Your Influence, menyatakan apabila individu menggunakan pasukan bertujuan menarik perhatian atasan (impress high level leaders), dan lebih menampakkan sikap individualistik dari pasukan dalam satu-satu pelaksanaan projek. Amat parah lagi jika  individu tersebut dilantik sebagai ketua, individu tersebut akan memaksa pasukan bawahan atau berusaha memberi insentif di luar kawalan kepada yang dapat mengikut cita rasa dan rentak yang diperlukan. 

Perkara ini disokong oleh John Addison di dalam buku tulisan beliau yang bertajuk Real Leadership, 9 Simple Practices for Leading and Living with Purpose yang menyatakan “A mediocre leader tries to impress people with how important he or she is. A great leader impresses upon people how important they are”. Pentadbir perlu bersama (integrate) dalam melaksanakan tanggungjawab dan tidak ada tujuan perlumbaan antara satu jabatan dan jabatan yang lain. Sikap kebersamaan di dalam organisasi akan memberikan impak yang lebih besar hasil kerja yang dijalankan. Naib Canselor juga menggalakkan pentadbir memberi buah fikiran dan idea-idea baharu  kepada Pengurusan Universiti. Tidak menjadi masalah untuk kita sebagai pentadbir berbeza pandangan tetapi perlulah bergerak bersama dalam mengharungi cabaran yang ada. 

Bersedia

Pentadbir perlu bersedia untuk anjakan paradigma. Mungkin keindahan istilah yang digunakan di dalam artikel ini tidak menggambarkan keindahan tindakan yang perlu diambil oleh pentadbir. DNA pentadbir unggul akan dapat dilihat jika perubahan karektor dapat dilakukan. Walau bagaimanapun, perubahan karektor perlu disokong oleh latihan pembangunan kompetensi yang disediakan oleh universiti. Sikap pentadbir juga perlu berubah. Langkah positif yang ditunjukkan oleh sebahagian pentadbir yang menyambung pelajaran ke peringkat sarjana dan PhD harus dipuji kerana ia merupakan bukti pentadbir UMP tidak statik serta sentiasa ingin membawa angin perubahan.

Sebagai pengakhiran, Persatuan Pegawai Tadbir dan Ikhtisas (PPTI) mengucapkan ribuan terima kasih kepada pihak pengurusan universiti yang berani dan terbuka untuk bersama-sama dengan pentadbir membicarakan soal hala tuju universiti. 

Disediakan Oleh: Mohd Raizal Hilmy Mohd Rais, Presiden Persatuan Pegawai Tadbir dan Ikhtisas (PPTI) UMP dan Mohd Zaki Ahmad, Senator Exco Tugas-tugas Khas kepada Presiden PPTI