Pentadbir perlu siap sedia mendepani dunia VUCA

PEKAN, 26 Oktober 2021- Mengurus organisasi pendidikan tinggi hari ini haruslah diberikan nafas baharu agar universiti dapat melahirkan graduan yang berketerampilan dan relevan dengan bidang pekerjaan masa hadapan. 

Lambakan maklumat dan kepesatan teknologi dengan kehadiran dunia VUCA ini dilihat bakal merubah landskap pendidikan tinggi yang juga memberikan impak terhadap generasi akan datang.

Penggunaan VUCA menggambarkan keadaan dunia yang tidak stabil (volatility), tidak pasti (uncertainty), rumit (complexity) dan kabur (ambiguity). 

Ia berkaitan dengan persekitaran yang tidak menentu, tidak jelas, terlalu kompleks atau yang banyak elemen dan pemboleh ubah yang perlu diambil kira. 

Keadaan kemelesetan ekonomi, pandemik dan sebagainya serta perubahan dalam organisasi turut perlu diberi perhatian.

Beroperasi dalam persekitaran dunia VUCA ini menjadi penting buat para pentadbir dan pengurusan untuk membuat persediaan mencakupi keupayaan masing-masing bagi mendepani persekitaran yang sentiasa berubah-ubah yang dicirikan oleh VUCA.

Menurut Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni) yang menjalankan fungsi Naib Canselor Universiti Malaysia Pahang (UMP), Profesor Dato’ Ts. Dr. Yuserrie  Zainuddin, jika kita tidak ambil cakna tentang VUCA ini dalam ruang lingkup kita, ia  akan dianggap sebagai  usang yang membawa kepada cara kita bertindak dan menyelesaikan masalah pada tahap lama. 

“Jangan kita hilang dalam percaturan dunia VUCA hanya kerana kita terlambat dalam memahami perubahan, lambat bertindak dan lambat berubah sehingga kita kehilangan arah serta menjadi tidak relevan dalam situasi yang sentiasa berubah.

“Kita perlu melihat terhadap variable dan parameter yang boleh memberi kesan kepada kita. 

“Persekitaran yang terlibat akan mempengaruhi cara kita bekerja, membuat keputusan dan cara mengurus keadaan sekitar kita, malahan jika kita gagal ambil tahu kita akan terus ketinggalan,” ujarnya.

Justeru, untuk merealisasikan perkara tersebut katanya, dunia pendidikan tinggi perlu berinovasi bagi mencipta karakteristik pembelajaran yang fleksibel, dinamik, kreatif, inovatif dan cerdas agar dunia pendidikan dapat mencipta atmosfera pembelajaran yang bebas, kreatif serta kompeten yang tidak lagi terperangkap hanya dalam satu ruang lingkup sahaja.

“Organisasi terbahagi kepada statik iaitu yang tidak mengambil kira pengaruh luar berbanding organisasi yang organik iaitu yang menerima persekitaran sebagai ancaman atau peluang untuk bergerak maju. 

“Dengan ‘ketangkasan’ dapat menunjukkan bagaimana kita boleh bertindak segera dalam mendepani perubahan persekitaran.

“Dalam era pandemik Covid-19 ini sebagai organisasi, setiap individu perlu berperanan dan saling mempengaruhi trend destructive bukan sahaja disebabkan pandemik yang mempengaruhi kehidupan dan cara bekerja kita semua,” tambahnya dengan menjelaskan situasi ketika UMP diberi tanggungjawab mengurus pelajar pulang ke kampung ketika negara berdepan dengan situasi pandemik Covid-19.

Katanya, pada masa itu, UMP  diberi tanggungjawab mengurus pergerakan pulang pelajar dengan selamat bukan sahaja dari Pahang malahan melibatkan pelajar dari Terengganu dan Kelantan serta berurusan dengan banyak pihak dan agensi luar termasuk pihak berkuasa seperti Polis Diraja Malaysia (PDRM), Majlis Keselamatan Negara (MKN) dan lain-lain. 

“Dengan adanya teknologi komunikasi ia banyak membantu memudah cara untuk mengambil tindakan pantas dalam membuat keputusan.

“Berdasarkan kajian yang dijalankan, pihaknya mendapati suatu masa dahulu hanya pekerjaan bidang telecommuting bekerja dari rumah (BDR) membabitkan 25 peratus dalam kalangan staf komunikasi (IT). 

“Namun ketika pandemik melanda, hampir 100 peratus berada di rumah melainkan essential services,” ujarnya. 

Menurut beliau lagi, pandemik ini sebagai ancaman bukan sahaja terhadap penularan penyakit yang memberi kesan kepada kesihatan malahan pada yang sama merubah cara kita bekerja dengan technological advance dan berkomunikasi dengan pentas. 

“Ia turut memberi kesan terhadap ekonomi dan juga masyarakat.

“Sebagai persediaan menghadapi dunia VUCA, beberapa strategi perlu kita tangani dengan menetapkan visi dengan jelas bagi mengukuhkan arah tuju yang baik. 

“Pentadbir perlu sentiasa berkongsi pengetahuan (knowledge sharing), kerja berpasukan (teamwork), ketelusan (transparency) dan mendepani ketangkasan (agility) untuk terus maju,” katanya. 

Jelas Profesor Dato’ Ts. Dr. Yuserrie   lagi, antara lain misalnya mengubah status quo untuk mengurus diri dan sekiranya ada kesamaran perlu dilakukan dengan tangkas dan diurus dengan baik. 

“Berdepan dengan situasi norma baharu pula memerlukan kita mengenal pasti ancaman dan persediaan.

“Kita perlu mengurus masa dengan baik dan mengambil tindakan segera. Begitu juga bentuk struktur organisasi, keperluan staf dalam organisasi dengan mengambil kira keperluan semasa pendigitalan agar sentiasa relevan sebagai persediaan dalam dunia VUCA. 

“Selain itu, kita perlu mengurus maklum balas keperluan pelanggan dengan responsive, mengurus komunikasi dan birokrasi serta menilai proses mengurus.

“Listen more, innovative, be flexible, be prepared," ujarnya.

Mendepani dunia VUCA ini, prinsip FASTER yang digariskan iaitu bersifat terbuka (flat), memudah cara dan mesra penyampaian  perkhidmatan (agile), bersikap adaptif dan sensitif dalam keperluan semasa (streamlined), kreatif penggunaan teknologi/digital IR4.0 (tech-enabled), cekap dengan kos minimum dan hasil yang maksimum dan cekap iaitu tidak boleh menerima kesilapan (efficient) dan kukuh bersama pentadbiran dan perkhidmatan (resilient) mampu dilaksanakan para pentadbir dalam menggalas amanah serta tanggungjawab menyampaikan perkhidmatan dengan berkesan.

Profesor Dato’ Ts. Dr. Yuserrie hadir dalam Program Suara Pentadbir Unggul (SPU) Siri Ke-4/2021 bertajuk ‘Pentadbir Unggul: Perubahan Pemikiran Hadapi Dunia’ anjuran Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Jabatan Pendaftar yang berlangsung secara dalam talian hari ini.

Program menyaksikan Eksekutif Kanan Teknologi Maklumat, Pusat Teknologi Maklumat dan Komunikasi (PTMK), Haji Abdullah Fairuzullah  Ahmad Tajuddin bertindak sebagai moderator dalam program khas Naib Canselor bersama pentadbir UMP.

Program ini merupakan sesi libat urus pengurusan dan pentadbir universiti dalam mengupas dan menyampaikan hasrat universiti demi mengangkat peranan pentadbir universiti ke arah kecemerlangan organisasi. 

Selain itu, program ini juga bertujuan untuk mewujudkan ruang intelektual kepada pentadbir  untuk bertukar-tukar pandangan dan pendapat sejajar dengan nilai teras dan hala tuju strategik universiti.

Disediakan oleh: Mimi Rabita Abdul Wahit, Unit Komunikasi Korporat, Pejabat Naib Canselor (PNC)